Debemos respondernos a la pregunta ¿Qué es la Implementación? Porque debemos estar claro con este importantísimo paso en este proceso de la adquisición que hemos hecho de un nuevo ERP. Nosotros lo definimos como el puente que hay que construir para unir exitosamente estos dos grandes mundos: El modelo de negocio del cliente y las funcionalidades del ERP.
Partiendo de esta comprensión se debe establecer el alcance de la implementación. Este alcance es en extensión y profundidad. La extensión abarca los módulos, la profundidad, las funcionalidades, las configuraciones y los cambios necesarios para representar con exactitud el modelo de negocio en cada módulo o en el caso de funcionalidades que el modelo del cliente no las haya tenido, dejarlas expeditas para que su conocimiento y aplicación sea todo un éxito.
En esta planificación un punto importante es definir por dónde debe empezarse, para dar prioridad a lo más necesario o urgente y dejar con baja prioridad los que no salen a producción hasta segunda orden.
Los datos que ya existen y que son una parte importante del conocimiento del negocio, deben ser transferidos o migrados a la nueva base de datos.
Debemos comprender que la estructura de la nueva base es completamente diferente a la que se estaba utilizando con otro sistema, por esa razón, no se pueden migrar transacciones históricas. Lo que se puede y se debe migrar son las llamadas tablas maestras, es decir, la información respecto a Clientes, Productos, Precios, Proveedores, Bodegas, Bancos, Cajas y otros.
Se debe considerar también que se debe migrar los saldos por clientes y por facturas o notas de débito que estén pendientes de cobrar, igualmente, con los saldos por proveedores y por facturas que estén pendientes de pagar, así como los saldos de inventarios.
Hay que seguir el criterio aplicado en la planificación de la implementación y, por tanto, se debe priorizar los elementos importantes a considerar en el proceso de migración.
Una vez efectuada la misma, se tiene que corroborar la fiabilidad, la solidez y la exactitud de dichos datos.
Con las correcciones y rectificaciones que surjan de este proceso, se vuelve a realizar una nueva prueba hasta quedar completamente seguros, ya que este proceso consolidado es el que se va a utilizar en el momento de salida a producción.
Esta es una parte neurálgica en el proceso de implementación de un nuevo ERP. Cuando los proveedores no tienen la suficiente experiencia, este es un punto débil y generalmente se convierte en un impedimento en vez de un factor favorable y de superación laboral.
Hay que recordar que muchas veces parte del personal de la empresa / cliente, genera una resistencia natural al cambio, por lo que es preciso abordar con inteligencia esta parte del proceso.
Nosotros consideramos que la capacitación debe segmentarse por funciones o puestos de trabajo, ejemplo: Cajeros, Contadores, Personal de compras, de ventas, etc. Usualmente, solicitamos y ayudamos a definir los roles del líder del proyecto para que personal clave del cliente esté involucrado en todas las fases del proceso de implementación y por supuesto de la capacitación.
Esta es una parte muy importante en este proceso. Se debe revisar la tecnología con que cuenta el cliente, como la capacidad de sus servidores, sus redes internas, seguridades, sistemas de respaldo, enrutamientos, web services, ordenadores de escritorio, portátiles, equipos mobiles, etc. De este análisis van a surgir requerimientos de cambios de equipos, upgrades de sistemas de soporte o ampliaciones de capacidades, mejoras en las redes, etc.
De hecho, esta revisión se recomienda realizar al inicio de la preparación de la implementación para que el cliente tenga tiempo de cumplir con las observaciones realizadas y las especificaciones que se indiquen sobre el hardware y el software.
Otro hito que consideramos importante es responder a la pregunta ¿Cuándo salimos a producción con el nuevo ERP? Aquí se deben tener consideraciones sobre el momento ideal, como puede ser cambio de mes, cambio de temporada alta a baja. Otra consideración es que el personal clave no esté en uso de vacaciones o por entrar a dicho período y sobre todo que la empresa proveedora del ERP tenga el tiempo suficiente y necesario para realizar todos sus procesos previos para llegar al momento de la salida a producción al 100% culminados y probados todos los módulos que salen a producción e igualmente todo el personal esté al 100% listo empoderados de sus funciones en el nuevo ERP.
Una última consideración es comprender que la responsabilidad de alcanzar el éxito en el proceso de implementación recae tanto en el proveedor como en el cliente, por lo que siempre animamos a realizar una planificación conjunta, acordando de manera consensuada cada paso a seguir y comprometiéndonos a una ejecutoria impecable.
